Verwerking van persoonsgegevens in alle systemen 

Proces waarin persoonsgegevens worden verwerkt 
Deelnemers: Melden zich aan via verschillende kanalen voor een activiteit. Als ze zich via de website aanmelden wordt een formulier met algemene voorwaarden aangevinkt en zo geeft men toestemming voor verder verwerking gegevens. Bij een intakegesprek wordt de vraag live gesteld.  Deze gegevens zetten wij vervolgens in Hello’s, onze database. Contactgegevens worden gebruikt voor informatie over activiteiten en facturatie. Eventuele relevante (medische) bijzonderheden worden doorgegeven aan de begeleiding van de activiteit. 
Vrijwilligers: melden zich aan via diverse kanalen. Na een kennismakingsgesprek en bij wederzijdse klik worden gegevens in Hello’s gezet. In het gesprek wordt toestemming gevraagd bij het kennismakingsgesprek. Daarna wordt een overeenkomst ondertekend en VOG aangevraagd en deze wordt digitaal toegevoegd aan de database.  
Stagiairs: melden zich aan via diverse kanalen. Stichting Prisma voert een kennismakingsgesprek en vraagt wat gegevens en de toestemming deze te verwerken. De ingevulde gegevens worden in de database Hello’s gezet. Daarna volgt een gesprek en bij aanstelling wordt een overeenkomst ondertekend en VOG aangevraagd en deze wordt digitaal toegevoegd aan de database. 
Medewerkers en zelfstandige dienstverleners: Reageren op een vacature via de mail met een brief en CV. Er volgen een of meerdere gesprekken en daarna vult de nieuwe medewerker een overeenkomst in met zijn/haar gegevens. Medewerkers worden in database gezet, inclusief noodcontact. Alleen zichtbaar voor bepaalde medewerkers.  
Donateurs: Gegevens van hen zetten wij in een aparte database. 1 jaar na (digitale) opzegging worden de gegevens verwijderd.
 
Papieren versie van de aanmeldformulieren/overeenkomsten deelnemers, vrijwilligers, stagiairs en medewerkers worden niet bewaard.  
Contactgegevens van netwerk, partijen, relaties, wij registreren alleen maar openbare gegevens, ook op te zoeken op websites etc vallen openbare gegevens onder avg.

Procesverantwoordelijke: Wemmy Harteveld (directeur). Klachten of meer informatie betreft persoonsgegevens kunnen gericht worden aan Wemmy Harteveld (info@stichtingprisma.nl) 
Persoonsgegevens: Van deelnemers, vrijwilligers, stagiairs, medewerkers, donateurs en bepaalde gegevens van familie en relevante anderen zoals bewindvoerders van deelnemers worden verwerkt. 
Welke persoonsgegevens worden mogelijk verwerkt 
Deelnemers: Naam, adres, telefoonnummer, e-mail, geboortedatum, IBAN, evt. medische gegevens voor zover relevant voor deelname aan onze activiteiten. 
Familie deelnemers: Naam, telefoonnummer, e-mail, soms ook adres  
Vrijwilligers: Naam, adres, telefoonnummer, e-mail, geboortedatum, BSN, IBAN 
Stagiairs: Naam, adres, telefoonnummer, e-mail, geboortedatum, BSN 
Medewerkers: Naam, adres, telefoonnummer, e-mail, geboortedatum en -land, nationaliteit, BSN, kopie identiteitskaart of paspoort, IBAN, burgerlijke staat, gegevens noodcontact  
Donateurs: Naam, adres, e-mail, IBAN 
Persoonsgegevens gedeeld met derden: Gegevens van deelnemers en familie worden gedeeld met de vrijwilliger(s) die met die deelnemer werken, met het vervoersbedrijf als deelnemer meegaat met groepsvervoer, met de gemeente als deelnemer een stadspas heeft.  

Gegevens van vrijwilligers, stagiairs en medewerkers worden gedeeld met Ministerie van Justitie i.v.m. aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Gegevens van medewerkers worden ook gedeeld met de salarisadministratie en pensioenfonds. 

Beveiliging systeem waarin persoonsgegevens worden verwerkt: We hebben inloggegevens op een goed beveiligde database (kijken op site Hello’s), we werken op het Prisma-kantoor een beveiligd netwerk, buiten dit netwerk maken we gebruik van toegang met twee-staps verificatie. 
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) biedt degene van wie gegevens worden verwerkt (de betrokkene) het recht op inzage, correctie en verwijdering van deze gegevens. Dit kan op aanvraag. 
Wij behouden het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy- en cookieverklaring. Check daarom regelmatig de privacy- en cookieverklaring voor een update van het privacybeleid. 

	Doel van bewaren	Bewaartermijn Digitaal	Gegevens worden bewaard in
Deelnemers	Informatie, communicatie, financiële transactie	Twee jaar na beëindiging deelname activiteit	Database Hello’s
Familie deelnemers	Informatie en communicatie	Twee jaar na beëindiging deelname activiteit van het desbetreffende familielid.	Database Hello’s
Vrijwilligers	Informatie, communicatie, financiële transactie	Twee jaar na beëindiging vrijwillige inzet	Database Hello’s
Stagiairs	Informatie, communicatie, financiële transactie	Twee jaar na afloop stage	Database Hello’s
Donateurs	Informatie, communicatie, financiële transactie	Een jaar na stopzetting donatie	Database Donna
Medewerkers	Informatie, communicatie, financiële transactie	We volgen wet- en regelgeving:	Database Hello’s Omnyacc
Sollicitanten	Informatie en communicatie	Na afloop procedure	nvt